Xây dựng Template thường dùng trong Word

Xây dựng Template thường dùng trong Word

Nếu thường dùng những tài liệu có dạng chung như: Thư từ, phiếu thanh toán…bạn nên tạo ra những mẫu riêng để sử dụng. Có 2 cách tạo:

Tạo một mẫu mới hoàn toàn.
Dùng một khuôn mẫu có sẵn, bỏ đi phần nội dung không dùng chung cho các tài liệu thuộc mẫu này.
Để tạo một mẫu hoàn toàn mới thực hiện như sau:

Chọn File / New và chọn hình tượng Blank Document hay lọai Normal (version 6.0) trong khung hội thọai New rồi nhấn Ok. chọn File / Page Setup để đặt lề và các định dạng trang cơ bản khác.
Gõ và định dạng chữ cho Template.
Dùng các công cụ Word chèn và định dạng hình họa, kẻ khung, đường thẳng, bảng biểu và các thuộc tính đồ họa khác.
Muốn bổ sung các kiểu chữ đặc biệt cho temple, chọn Format / Style và sử dụng kiểu (style) hiện hành hoặc tạo một kiểu mới từ khung hội thọai Modify Style hay New Style.
Nếu muốn thêm một số tính năng tự động như hiển thị ngày tháng, hiển thị yều cầu ngừơi dùng nhập chữ vào, hãy đưa con trỏ đến vị trí bạn muốn chèn rồi chọn Insert / Field.

Ví dụ, muốn chèn ngày hiện tại vào, chọn Date and Times trong danh sách Catogories của khung hội thọai files và chọn Date trong danh sách field name.

Nhấn Options để chọn định dạng ngày tháng. Nếu muốn hiển thị thông báo yêu cầu người dùng nhập chữ vào, hãy thêm trường "điền vào khỏang trống" như sau: chọn (all) trong categories rồi nhấn fill-in trong danh sách filed names. Xem trợ giúp sẵn có trong word để biết cách dùng các trường, nhằm tự độn hóa tài liệu.

Khi đã định dạng mọi thứ cho Template xong, chọn File / Save As. Trong khung hội thọai Save As, chọn Document Template từ danh sách "Save as type". Gõ tên file trong mục "file name". nhấn save, template mới sẽ xuất hiện dưới mục General trong khung hội thọai New, muốn lưu nó vào mục khác, nhắp đúp vào một hình tượng folder rồi nhấn save.